Véritable parcours du combattant, la recherche de bureaux peut parfois s’avérer compliquée si l’on est mal préparé. Comment faire ? Par où commencer ? Quelles sont les étapes à suivre ? Découvrez notre article pour préparer et organiser au mieux votre recherche de bureaux à Rennes, Saint-Brieuc ou sur tout le Grand-Ouest.
1. Vérification des conditions de sortie du bail actuel
Si vous êtes déjà locataire, renseignez-vous sur les conditions de préavis et les modalités de résiliation de votre bail. Notifiez votre départ conformément aux règles établies.
2. Définition de votre cahier des charges
L’élaboration d’un cahier des charges précis lors de la recherche de bureaux neufs est essentielle pour le succès de votre projet immobilier. Voici les points clés à retenir :
- Estimation de la surface nécessaire : Révisez l’organisation interne en fonction des mètres carrés précédemment utilisés. Utilisez un ratio de 12m²/collaborateur pour les besoins standards, et de 15m²/collaborateur pour des aménagements spécifiques. Les espaces communs devraient constituer 20 à 25% de la surface totale.
- Choix stratégique de l’emplacement : Identifiez les raisons géographiques derrière votre recherche, comme l’expansion vers de nouveaux marchés ou l’accessibilité pour les employés. Un expert immobilier peut vous guider pour définir la zone de recherche idéale.
- Acheter ou louer : La location offre une flexibilité avantageuse pour les entreprises en croissance, tandis que l’achat convient mieux aux organisations stables ayant une vision à long terme.
- Définition du budget : Définissez votre budget en tenant compte de la taille, des prestations et de l’aménagement souhaités. Incluez les frais de déménagement et les coûts associés aux services connexes.
- Image et valeurs de l’entreprise : N’oubliez pas que vos bureaux reflètent l’image et les valeurs de votre entreprise, et jouent un rôle dans l’attraction des talents.
En collaborant avec un conseiller immobilier, vous pouvez élaborer un cahier des charges qui tient compte de tous ces aspects pour trouver les bureaux neufs idéaux pour votre entreprise.
3. Lancement des recherches
Pour réussir votre projet, il est important de vous mettre en veille rapidement pour connaître les offres disponibles et les prix pratiqués dans votre zone de recherche.
Il faut en général compter 2 mois minimum pour trouver les bureaux de vos rêves. Mais un projet mal cadré dès le début peut très vite durer des mois voire des années ! Assurez-vous que vos critères sont en adéquation avec l’offre proposée dans votre zone de recherche pour éviter de perdre plusieurs mois à attendre l’impossible.
4. Recours à un conseiller immobilier
Collaborez avec une agence spécialisée en immobilier d’entreprise vous aidera à valider la faisabilité de votre projet et à gagner du temps. Les experts vous fourniront des opportunités potentiellement invisibles sur le marché et vous guideront dans la négociation du bail.
5. Organisation des visites
Préparez vos visites en créant une liste de vérification pour évaluer chaque bien selon des critères uniformes (état, quartier, aménagements). Prenez des photos pour recueillir des avis externes. Impliquez vos collaborateurs dans la prise de décision pour faciliter le choix final.
6. Constitution des dossiers de candidature
Les documents à fournir dans le cadre d’une candidature pour la location de bureaux sont les suivants :
- Un courrier d’intérêt signé sur papier en-tête reprenant les termes de la proposition
- Un extrait Kbis
- Une copie des statuts de la société
- Un R.I.B
- Les trois derniers bilans et comptes de résultat
- Une présentation de votre société
7. Négociation du bail
L’étude minutieuse du contenu du bail est primordiale. Votre agence immobilière peut vous guider dans la négociation de certains aspects financiers ou juridiques (tels que le loyer, les honoraires, la répartition des cgarges…).
8. Préparation du déménagement
Un déménagement réussi nécessite une planification méthodique. Désignez des responsables, établissez un plan d’implantation, créez une check-list, comparez les devis de déménageurs, effectuez les démarches administratives et informez vos partenaires de votre nouvelle adresse.
L’organisation est la clé pour mener à bien votre recherche de bureaux. Le recours à une agence spécialisée vous facilitera certaines démarches et vous aidera à trouver des locaux répondant aux besoins de votre entreprise et de vos employés. N’hésitez pas à contacter nos experts pour vous guider dans cette démarche.
L’organisation est la clé du succès dans votre recherche de bureaux. Faire appel à des experts en immobilier d’entreprise peut faciliter cette démarche et vous aider à trouver des locaux qui répondent aux besoins de votre entreprise et de vos employés. N’hésitez pas à solliciter nos conseillers pour vous accompagner dans cette aventure. Contactez-nous !
