<span>Actualités</span><br />Le cahier des charges est une étape incontournable du déménagement d’entreprise

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Le cahier des charges est une étape incontournable du déménagement d’entreprise

Comment bien organiser le déménagement de vos nouveaux bureaux à Nantes ?

Lorsque l’on envisage de déménager une entreprise dans de nouveaux bureaux à Nantes, la première étape de ce vaste projet consiste à rédiger un cahier des charges détaillé incluant notamment une enveloppe budgétaire et un rétroplanning.

Quels sont les intérêts de rédiger un cahier des charges ?

Quelle que soit la taille de l’entreprise, le cahier des charges va servir de support pour suivre le projet de déménagement de A à Z. Mais surtout il va permettre une optimisation de la préparation en regroupant par ordre chronologique toutes les opérations successives à effectuer et tous les documents afférents. C’est d’autant plus vrai si l’entreprise emploie plus de 20 collaborateurs.

Ainsi, les documents importants comme la liste des équipements et des fournitures à déménager, les inventaires, les plannings, les informations concernant le nouveau local seront tous centralisés dans celui-ci.

Ce document servira aux organisateurs du projet, aux salariés et aux prestataires qui y trouveront toutes les informations nécessaires concernant les différentes dates et le déroulement prévu du déménagement.

Il sera d’une grande aide pour les prestataires de déménagement qui parfois demandent un document de ce type à l’entreprise pour établir précisément à leur niveau leur périmètre d’intervention.

Le cahier des charges dans le détail

Le cahier des charges devrait contenir a minima les informations indispensables suivantes :

  • La présentation et la description de l’entreprise pour les prestataires ;
  • Un rétroplanning ou un calendrier prévisionnel (préavis, étapes du projet, dates de déménagement et d’emménagement, etc.,) ;
  • Les accès et les plans des anciens et des nouveaux locaux ;
  • Les contraintes particulières liées à l’entreprise ou aux locaux (produits dangereux, accès délicats, etc.) ;
  • Les listes des fournitures, du mobilier et des équipements à déménager ;
  • Une note à l’attention de chaque employé lui indiquant ses responsabilités et ses tâches dans l’opération ;
  • La liste de travaux à réaliser dans le nouveau et l’ancien local ;
  • La liste des prestataires avec les noms ainsi que les domaines et dates d’intervention de ceux-ci ;
  • Les devis des prestataires ;
  • Les attestations d’assurance, les documents juridiques (K-Bis, AG, etc.), le nouveau bail, etc. ;
  • L’enveloppe budgétaire du projet.

Il faut que ce cahier des charges de déménagement soit exhaustif mais concis. Il doit être organisé et facilement consultable afin que l’ensemble des intervenants puissent y trouver rapidement les réponses aux questions qu’ils se posent.

En effet, les prestataires ne font pas partie de l’entreprise et ne connaissent pas les anciens et les nouveaux locaux. Ils ont besoin d’informations précises pour leur organisation. Plus le périmètre d’intervention de chacun sera précisément défini, moins les risques de blocage et de difficultés le jour J seront importants.

À noter que le cahier des charges contenant un certain nombre d’informations confidentielles, il est généralement nécessaire de prévoir différents niveaux d’accès. L’informatisation de celui-ci et la numérisation des documents permettent de gérer simplement cet aspect.

Généralement, il faut plusieurs mois de préparation en amont du jour prévu du déménagement. Deux à trois mois seront en général suffisants pour une petite entreprise de moins de dix personnes. Tandis que les grosses PME de plusieurs centaines d’employés devront certainement y consacrer plus de six mois, voire parfois même un an, et nommer un responsable de projet.

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