<span>Actualités</span><br />Comment réussir un déménagement d'entreprise ?

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Comment réussir un déménagement d'entreprise ?

Comment bien préparer le déménagement de vos bureaux à Saint-Brieuc?

Un déménagement d’entreprise ne s’improvise pas et il faut de la préparation et de l’organisation pour minimiser l’incontournable perturbation d’activité. Il est nécessaire de s’y prendre de six mois à un an à l'avance afin de pouvoir emménager dans vos nouveaux bureaux à Saint-Brieuc en toute sérénité.

La préparation du déménagement exige du temps

Un déménagement est une étape cruciale dans la vie d’une entreprise qui nécessite que l’on s’y prenne plusieurs mois à l’avance. Le temps nécessaire pour bien préparer le déménagement va dépendre en grande partie des effectifs de l’entreprise. Tandis que deux à trois mois suffiront pour organiser le déménagement d’une petite équipe d’une dizaine de personnes, un délai compris entre 6 mois et un an peut s’avérer indispensable pour une société comprenant plusieurs centaines de collaborateurs.

Sans faire la liste exhaustive de toutes les opérations à mener, le choix de la meilleure date de déménagement, les demandes de devis et la préparation des salariés sont des opérations particulièrement chronophages et longues.

Un déménagement réussi implique la création d’un cahier des charges

Pour un déménagement d’entreprise, un cahier des charges est essentiel. Il va permettre de lister toutes les étapes et toutes les opérations indispensables afin de ne rien oublier.

Le cahier des charges doit inclure notamment une liste des démarches à effectuer, les différents prestataires à contacter, les demandes de devis, un rétroplanning, un plan des nouveaux locaux incluant la répartition de l’espace pour chaque service et une enveloppe budgétaire.

Les travaux invariablement nécessaires doivent faire l’objet d’une attention particulière et sont également un point important à bien maîtriser en amont tant en matière de coûts que de délais. Ainsi, il faut prévoir les travaux nécessaires pour l’installation dans les nouveaux locaux et repenser l’organisation de l’activité. Pour autant, il ne faut pas oublier qu’au préalable de la remise des clés des anciens locaux, une remise en état d’origine et un grand ménage seront certainement indispensables. De même, c’est l’occasion de mettre certains matériels anciens au rebut et de les remplacer par des équipements neufs.

Au-delà de la consultation du contrat de bail pour maîtriser les délais et les obligations liés et des contacts avec les assurances et les différents fournisseurs (électricité, téléphonie, équipements de sécurité, Internet, etc.), il faut également penser à informer les différentes administrations comme l’URSSAF, le service des impôts des entreprises, le Greffe du Tribunal ou l’INSEE du changement d’adresse.

Il est important d’informer également les clients et les prestataires de l’entreprise. L’enveloppe budgétaire détaillée va permettre de définir précisément le périmètre financier de l’opération, voire de prévoir le financement d’une partie des coûts avant de se lancer.

Un des aspects moins connu mais très important du cahier des charges est qu’il est également un outil de motivation indispensable qui permet aux salariés de se projeter dans les nouveaux locaux. La participation active et pleine de ceux-ci est un gage de réussite et de reprise rapide de l’activité.

Le choix du prestataire de déménagement

Le coût total est en partie lié au prix du déménagement en lui-même. Il convient de rechercher une solution présentant le meilleur rapport qualité/prix et qui assure la sécurité des personnes et du matériel. Il faut éventuellement prévoir de réserver des unités de stockage temporaire et la mise au rebut de certains matériels.

Il est important que chaque employé participe et soit investi totalement dans la réussite du déménagement. Le petit matériel de chaque poste de travail devra être mis dans des cartons sur lequel chacun inscrira son nom, son service et éventuellement le repère sur le nouveau plan. Ceci afin de faciliter le travail des déménageurs et d’être certain de récupérer immédiatement son matériel.

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