<span>Actualités</span><br />Comment organiser sa recherche de bureaux : La check-list indispensable !

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Comment organiser sa recherche de bureaux : La check-list indispensable !

Comment organiser sa recherche de bureaux : La check-list indispensable !

Véritable parcours du combattant, la recherche de bureaux peut parfois s’avérer compliquée si l’on est mal préparé. Comment faire ? Par où commencer ? Quelles sont les étapes à suivre ? Découvrez notre article pour préparer et organiser au mieux votre recherche de locaux.

1. Vérifiez les conditions de sortie de votre bail actuel

Si vous êtes déjà locataires de bureaux, renseignez-vous sur la durée de votre préavis ainsi que sur les modalités de résiliation de votre bail. Il vous sera demandé de notifier votre départ par lettre recommandée ou par acte d'huissier.

2. Définissez vos besoins

Avant de vous lancer activement dans votre recherche de bureaux, vous devez bien avoir en tête vos besoins, définir clairement votre budget et votre cahier des charges ! Voici les principaux éléments essentiels à votre recherche de bureaux :

• Tout d’abord, choisissez si vous préférez louer ou acheter vos bureaux. En fonction de votre situation financière et de votre budget, il vous sera soit plus intéressant soit de louer, soit d’acheter : la location vous apportera plus de souplesse, tandis que l’achat vous permettra de développer votre patrimoine. Découvrez nos articles sur le sujet : « Faut-il louer ou acheter ses bureaux » ; « Acheter ou louer ses bureaux, comment choisir ». Dans le cadre d’une location, choisir le bon type de contrat que vous souhaitez : vous pouvez choisir un bail commercial, professionnel ou dérogatoire d’une durée de 3/6/9 ans. Découvrez notre article « Quel bail pour la location de bureaux »

• Définissez le nombre de m2 dont vous avez besoin pour vos bureaux. Il n’est jamais évident de savoir combien de m2 vous aurez besoin par utilisateur. N’hésitez pas à contacter nos chargés d’affaires qui se chargeront gratuitement de vous conseiller et d’évaluer vos besoins.

• Définissez le type de bureaux que vous recherchez : seront-ils destinés à accueillir du public (ERP) ou uniquement vos salariés ?

• Ensuite, définissez votre zone de recherche. Vous avez certainement déjà une idée du quartier et de la zone que vous souhaitez. Mais au fil des recherches et de votre cahier des charges, vous pourrez certainement changer d’idée. Restez à l’écoute de votre chargé d’affaires qui saura vous aiguiller au mieux dans cette recherche. Définissez votre accessibilité : souhaitez-vous être proches des transports en commun ? de la rocade ? d’espaces de vies (crèches, restaurants…) ?

• Enfin, l’élément le plus décisif : définissez votre budget ! Votre budget devra comprendre soit le prix d’acquisition des bureaux, soit le loyer et les charges qui vont seront dues dans vos nouveaux bureaux, mais également les frais occasionnés par votre déménagement (honoraires d’agences, déménageurs, mobilier, travaux…).
La rédaction de votre cahier des charges est une étape essentielle, il vous permettra de lister l'ensemble des caractéristiques recherchées dans vos futurs locaux (prestations, dessertes,) et bien évidemment correspondre à votre budget. En cas de déménagement, référez-vous aux caractéristiques de vos bureaux actuels et aux améliorations que vous recherchez dans vos futurs bureaux.

3. Commencez vos recherches

Pour réussir votre projet, il est important de vous mettre en veille rapidement pour connaître les offres disponibles et les prix pratiqués dans votre zone de recherche.
Il faut en général compter 2 mois minimum pour trouver les bureaux de vos rêves. Mais un projet mal cadré dès le début peut très vite durer des mois voire des années ! Assurez-vous que vos critères sont en adéquation avec l'offre proposée dans votre zone de recherche pour éviter de perdre plusieurs mois à attendre l’impossible.

4. Faites appel à un conseiller immobilier.

L'immobilier est l'un des postes de dépenses les plus lourds pour une entreprise. Appuyez-vous sur les conseils d’une agence spécialisée en immobilier d'entreprise, qui vous sera d'une aide précieuse pour valider la faisabilité de votre projet. Le chargé d’affaires de l’agence vous proposera alors des opportunités parfois invisibles sur le marché, vous fera gagner un temps précieux et pourra vous assister dans la négociation du bail.

5. Organisez vos visites

Attention, une visite se prépare et s’organise aussi en amont pour éviter les mauvaises surprises. L’idéal reste de créer une check list qui vous permettra de comparer les différents biens que vous aurez visités selon les mêmes critères (état de l'immeuble, quartier, travaux…).
Prévoyez également de visiter à plusieurs et pensez à prendre des photos pour réunir des avis extérieurs.
Pour faire votre choix final, retenez une short list de 3-4 biens maximum et n’hésitez pas à engager vos collaborateurs dans la prise de décision. Le déménagement d’une entreprise au sein de nouveaux bureaux n’est pas une mince affaire, la communication et l'implication de vos salariés est un gage de réussite.

6. Constituez vos dossiers de candidature

Les documents à fournir dans le cadre d'une candidature pour la location de bureaux sont les suivants :

  • Un courrier d'intérêt signé sur papier en-tête reprenant les termes de la proposition
  • Un extrait Kbis
  • Une copie des statuts de la société
  • Un R.I.B
  • Les trois derniers bilans et comptes de résultat
  • Une présentation de votre société

7. Négociez votre bail

Avant de signer un nouveau bail commercial, professionnel ou bail précaire, il est important d’étudier l’ensemble de son contenu et de négocier certains aspects financiers ou juridiques (tels que loyer, les honoraires, la répartition des charges, ...). Votre agence immobilière saura vous accompagner dans cette démarche.

9. Préparez votre déménagement

Un déménagement réussi demande une organisation méthodique :

  • Désignez un responsable du déménagement ainsi qu'un référent par service (afin de faire remonter l'information)
  • Définissez un plan d'implantation
  • Mettez en place une check-list avec retro-planning
  • Comparez des devis de déménageurs
  • Faites vos démarches d'ouverture de compteur électrique et d’eau.
  • Videz les locaux : inventorier et trier votre mobilier, préparer et étiqueter les cartons, préparer les équipements informatiques (à déléguer à un spécialiste)
  • Annoncez et communiquez votre nouvelle adresse et numéros de téléphone aux prestataires, clients, fournisseurs, URSSAF, centre des impôts, trésorerie principale, caisse de retraite, préfecture (changement d'immatriculation de la société et Kbis)
  • Demandez à La Poste de rediriger votre courrier de votre ancienne adresse vers la nouvelle

 

Vous l’aurez compris, rechercher de nouveaux bureaux implique une certaine organisation. Faire appel à une agence spécialisée en immobilier d’entreprise vous soulagera dans certaines de vos démarches, et vous garantira de trouver des locaux adaptés à votre entreprise et au bien-être de votre salarié. Nos chargés d’affaires sont disponibles pour vous conseiller et vous aiguiller dans vos démarches. Contactez-nous !

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